📖 外贸跟单管理系统 · 使用文档

一、快速开始

1.1 登录系统

1. 在浏览器中输入系统访问地址：http://42.193.172.124/heya/
2. 输入账号和密码登录
3. 老板账号：admin / admin123（首次登录请修改密码）

1.2 角色权限说明

1.3 业务流程概览

系统围绕以下核心流程设计：

1. 接到海外客户订单 → 创建销售订单
2. 向国内工厂下采购单 → 创建采购订单并关联销售单
3. 跟踪生产进度 → 更新采购单阶段（备料→生产→检验→包装→出货）
4. 验货 → 填写验货报告并上传照片
5. 出货 → 订舱、报关资料、物流跟踪
6. 收款 → 财务记录收付款，查看利润

二、仪表盘

登录后首页仪表盘展示：

• 订单统计：本月新增订单数、进行中订单数、已完成订单数
• 交货日历：日历视图展示各订单交货日期
• 到期预警：即将到期和已逾期的采购单列表
• 快捷入口：新建订单、新建采购单、验货、出货等常用操作

三、客户管理

3.1 新增客户

进入「客户管理」→「新增客户」，填写：

• 客户名称（英文名称）
• 国家/地区
• 客户等级（A/B/C级）
• 联系人姓名、邮箱、电话
• 收货地址
• 备注信息

3.2 跟进记录

在客户详情页可添加跟进记录，记录每次沟通内容、下次跟进日期，形成完整跟进时间线。

四、产品管理

4.1 产品分类

系统支持自定义产品品类，可根据实际业务灵活添加和管理。

4.2 产品建档

填写产品名称、型号、品类、规格参数（动态字段，不同品类显示不同参数）、单价、图片。

4.3 认证管理

每个产品可关联以下认证：

CE、UL、UR、ROHS、FCC、PSE、CCC、SAA、VCCI、BSMI、KC、RCM、IC、NOM、INMETRO（共15种）

在产品编辑页勾选已有认证并上传认证证书，系统会在认证过期前自动提醒。

五、销售订单

5.1 创建销售订单

1. 进入「销售订单」→「新建订单」
2. 选择客户
3. 添加产品明细：选择产品、输入数量、单价
4. 系统自动计算订单总金额和利润（基于采购成本）
5. 设置交货日期
6. 保存订单

5.2 订单状态

5.3 一键返单

在历史订单详情页点击「一键返单」，系统自动带入客户信息和产品明细，可调整数量和价格后快速创建新订单。

六、采购订单（核心）

6.1 创建采购订单

1. 进入「采购订单」→「新建采购单」
2. 关联对应的销售订单
3. 选择供应商（国内工厂）
4. 添加采购产品明细和数量
5. 填写采购单价
6. 设置预计交货日期
7. 保存

6.2 生产进度跟踪

采购单详情页展示跟单时间线，包含五个阶段：

6.3 分批交货

一个采购单支持分多批交货，每批可独立设置数量、交货日期和物流信息。

七、交货看板

7.1 看板视图

进入「交货看板」，所有采购单按交货紧急程度显示：

• ● 绿色：交货期在7天以上，正常
• ● 黄色：交货期在7天以内，临期
• ● 红色：已超过交货日期，逾期

7.2 快速操作

在看板上点击订单可直接进入详情更新生产进度或出货信息。

八、供应商管理

8.1 新增供应商

进入「供应商管理」→「新增供应商」，填写：

• 工厂名称、联系人、电话、地址
• 主营产品品类
• 供应商评级（A/B/C级）
• 营业执照上传
• 认证资质上传
• 报价单上传归档

8.2 合作记录

供应商详情页自动关联所有历史采购单，可查看合作次数、总金额、交货准时率等统计。

九、验货管理

9.1 创建验货报告

1. 在采购单进入「检验」阶段后，进入「验货管理」→「新建验货报告」
2. 关联采购单
3. 填写验货日期、验货人员、验货数量
4. 记录检验结果：合格 / 不合格
5. 如不合格，填写问题描述和处理方案
6. 上传验货照片（支持多张）

9.2 不合格处理

验货不合格时，采购单状态自动标记异常，需处理完成后重新验货。处理记录全部留档。

十、出货管理

10.1 订舱

在采购单进入「出货」阶段后，创建出货记录：

• 选择运输方式（海运/空运/快递）
• 填写船名/航次或航班号
• 填写集装箱号/提单号
• 预计开船日期和到港日期

10.2 报关资料

系统支持生成和管理以下报关单证：

• 装箱单（Packing List）
• 发票（Invoice）
• 提单（Bill of Lading）
• PI（Proforma Invoice）

在「单证管理」中可在线填写并导出PDF。

10.3 物流跟踪

填写物流单号后，系统支持查看物流状态更新。

十一、财务管理（仅老板可见）

11.1 汇率管理

在「财务」→「汇率设置」中配置USD/RMB汇率，支持手动更新或设置固定汇率。所有利润计算基于设定汇率。

11.2 应收应付

• 应收：销售订单的客户付款，按订单自动生成应收记录
• 应付：采购订单的供应商付款，按采购单自动生成应付记录

11.3 收付款记录

登记每笔收款/付款的日期、金额、币种、方式和备注。系统自动冲减对应应收/应付。

11.4 利润统计

系统从三个维度统计利润：

• 按订单：每笔销售订单的收入减采购成本
• 按客户：每个客户的累计销售额和利润
• 按产品：每个品类/产品的销售额和利润

支持月度、季度、年度汇总报表。

十二、通知中心

系统自动推送以下通知：

• 交货到期提醒（提前7天）
• 交货逾期警告
• 客户付款到期提醒
• 认证过期提醒（提前30天）

通知在页面顶部铃铛图标中显示，点击可查看详情。

十三、手机端使用

系统采用响应式设计，手机浏览器访问同一地址即可：

• 查看交货看板和订单状态
• 更新生产进度
• 拍照上传验货照片
• 查看客户联系方式

十四、常见问题

十五、技术支持